「DX化って最近よく聞くけどそもそも何？」という方も多いのではないかと思います。
そこで今回は
＜DXの意味や推進の方法＞
について、主に人事業務を例にしてざっくりと解説していきます。
●そもそもDXとは？
DXとは「デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）」の略称です。
また、DXをざっくり説明すると「ITを活用してよりよい生活に変化させよう！」というもので、特にビジネスの場面においては「ITを活用して業務効率化や生産性向上を図り業績アップを実現しよう！」という様に考えるとイメージしやすいのではないかと思います。
DXを推進することで、おそらく多くの職場において「仕事の進め方に余裕ができた」という実感を得られるはずです。
●人事におけるDXの役割は？
「ITを活用して業務効率化・生産性向上を図り業績アップを実現する！」ことを目指すDXは、人事業務においても非常に大きな効果が期待できます。
なぜなら、人事業務には
・労務管理：労働社会保険手続き・給与計算
・人事管理：採用・教育・評価考課・人事制度
などがありますが、これらの業務の中には多くの定型業務・ルーティン業務が存在しており、DX推進による業務効率化を図りやすいからです。
また、DXは情報管理とも相性が良く、社員の強みや特徴などの人材情報をまとめて管理し、上手く活用することで戦略的な配属・配置などが可能となり大きな生産性向上も期待できます。
つまり、人事におけるDXの推進は
定型業務・ルーティン業務を効率化することで人材育成・人事制度など戦略人事の時間を増やす
活用を前提にした社員情報の一元管理により生産性向上に向けた戦略立案や実行を容易にする
といった役割を果たしてくれます。
●人事DXの具体例とは？
人事におけるDXの具体例としては、
＜労働社会保険手続きや給与計算について＞
人事労務管理ツールを活用した電子申請に変えて郵送代の削減や担当社員の負担軽減につなげる
＜採用について＞
問い合わせ対応、説明会や面接へのエントリー、日程調整、採用管理などをITツールで自動化する
＜教育について＞
対面・紙媒体のみだった社員教育の方法について、PCやスマホで受講可能なeラーニングを導入する
＜評価について＞
定量的・定性的な成果を、個人やチーム単位で瞬時にかつ正確に算出できるようなITツールを導入する
＜人事制度について＞
自社の設計に合った運用・改善を図りやすい人事制度運用ツールを導入する
などがあります。
上記の様に、DXは人事の様々な業務において取り組みを進めていくことが可能であり、 複数の取り組みを組み合わせることでより大きな業務効率化や生産性向上を図れます。
●DXと社員満足の関係は？
職場でなにか新しい取り組みを進めようとすると少なからず社員の負担は増えます。
それはDXも例外ではありません。
しかし、DXの推進における社員の負担は一時的なものであり、DXが進んでいけば「仕事の進め方に余裕ができた」と感じる社員も増えてくるはずです。
ただ、取り組み前から個々の社員が自らそのイメージを描くのは難しいと思いますので、DXを推進していくために、まずは「一時的な負担の後に、どんな風に仕事が快適に進められる様になるのか？」 を社員にイメージしてもらいましょう。
定型業務・ルーティン業務に対して不満を抱いている社員は意外と多いので、DXによりこうした業務を効率化した上で
・採用の選定や説明会、面接の企画
・教育のコンテンツやアフターフォロー
・評価のための社員とのコミュニケーション
・制度の構築や運用のための試行錯誤
など、創造性を発揮しやすい業務に関わる時間を増やすことができることがわかれば、取り組む姿勢も変わってくるはずです。
こうした、DX推進による社員のメリットを明確にした上で一緒に取り組んでいくことで社員満足を高めやすくなります。
●DXの実践ステップとは？
DXの進め方としては、
------------------------------
step1.業務の洗い出し
↓
step2.業務の選別とITツールの検討
↓
step3.移行計画の作成
-----------------------------
の順番で進めていくのがおすすめです。
＜step1.業務の洗い出しについて＞
まずは自社の業務について
【 どの部門の誰がどんな業務をしているか？ 】
を洗い出しましょう。
その際は、
・処理時間や工数
・処理手段や活用ツール
・業務サイクル（スポットorルーティン）
・重要度や緊急度
・業務負荷（負担度合い）
などの項目ごとにまとめることで後で情報を活用しやすくなります。
＜step2.業務の選別とITツールの検討について＞
次に
【 どの業務がどんなツールでデジタル化できるか？ 】
を検討していきます。
その際は、
・業務の属人性や業務フロー
・ITツールの使い勝手、セキュリティ、フォロー体制
・予算 ・導入による予測効果
などの確認を行いながら自社における総合的なDX優先度を決めていきましょう。
＜step3.移行計画の作成＞
自社におけるDX優先度が決まったら
【 いつ、誰が、何を、どの様にやるか？ 】
という具体的な移行計画を作成していきましょう。
主な項目としては、
・時期や期限
・担当者
・取り組むこと
・取り組む方法
などになりますが、これらの他に、
・進捗を確認するタイミング
も決めておくことで、軌道修正を図りながら着実に取り組みを進めていきやすくなります。
●DX実践時の落とし穴とは？
DXを推進していくにあたり特に注意しておくべきこととしては、
・業務の開示に否定的な社員への対応
・業務の効率化によりできた時間の使い方
・ツール導入ありきになる本来の目的とのズレ
などがあります。順番に見ていきましょう。
＜業務の開示に否定的な社員の対応について＞
人事DXを進めていく際には、まず「自社の業務を洗い出す」ことが必要です。
しかし、社員の中には、自分の業務をオープンにすることに対して否定的な（協力しようとしない）方も出てきます。
そうした可能性をあらかじめ想定し、
業務の洗い出しも重要な業務であること
虚偽の報告は懲戒処分の対象になり得ること
DXが進めば仕事がもっと楽になること
などを事前に伝えることで業務開示への抵抗感を減らしておきましょう。
＜業務の効率化によりできた時間の使い方について＞
DXを推進して業務の効率化が進むと、これまでよりも余裕ができてきて自由に使える時間が増えます。
問題は、この「余裕ができて自由に使える時間を何に使うか？」 です。
もともと 「長時間労働が問題になっていた・・」という様な場合は、業務効率化による残業時間の削減自体が目的であり、「余裕ができた分は早く帰社しよう！」ということになるかもしれません。
しかし、その様な事情がない場合は、
余裕ができた自由時間の使い道
をあらかじめ計画しておいて「業務効率化・生産性向上から業績アップへ」と繋げていくことを目指しましょう。
＜ツール導入ありきになる本来の目的とのズレ＞
通常、DXの推進には業務効率化や生産性向上のために便利なITツールを活用しますが、ITツールの導入には事前準備や作業の移行、移行後の確認など、一時的に負荷のかかる作業が必要です。
そして、こうした作業を続けていると、いつの間にか「ツールを導入することが目的になってしまう」 ということがよく起こります。
しかし、目的はあくまで、ツールを導入した先にある「業務効率化・生産性向上や業績アップ」のはずです。
そのことを忘れないために、
目的を再確認するタイミング
についても最初に決めておきましょう。
●DX推進、なにから始める？
人事業務に限らず、DXは
------------------------------
step1.業務の洗い出し
↓
step2.業務の選別とITツールの検討
↓
step3.移行計画の作成
-----------------------------
の順番で進めていくのがおすすめですが、その前にやっておくべきことがあります。
それは 【 DX推進戦略の設計 】 です。
DX推進戦略とは、
・自社がDXに取り組む目的
・各stepの実施時期や担当者の決定
・社員を巻き込むための伝え方の検討
など、DXをスムーズに進めるための全体的な作戦のことです。
DX推進戦略の設計例
繰り返しになりますが、DX推進の取り組みが進むことで、多くの職場において
『仕事の進め方に余裕ができた』
と感じることができ、さらにその余裕ができた時間を上手く活用することで
『社員の満足度を高めながら業績アップを実現』
していける素晴らしい可能性を秘めた取り組みです。
ぜひ、
【 DXは社長も社員も今まで以上に快適に働くための取り組み 】
だということを職場のみんなで共有しましょう。
そして早速、まずはDX推進戦略から作り始めていきましょう！！
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