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会議を有意義なものにするために、
ファシリテーターは、

“伝えること”

“引き出すこと”

を明確に分けておく必要があります。


予め結論の決まっていることや
ただの伝達事項などまで
無理に引き出そうとすると、

参加者の側も

「どうせ結論は決まっているのに
　なんでわざわざこんなことを聞くのだろう」

などの不信感を抱きかねません。


意見を求めたところで結論の変わらない事は
伝達事項として事前に伝えるようにしましょう。


会議を進める上においては、
ツールやフレームワークも役に立ちます。

まず絶対に用意したいツールは

ホワイトボード

です。

ホワイトボードには、本日のテーマや方針、
さらに参加者の意見などを順次まとめて、

情報や議論の内容・方向性を整理しながら
みんなで共有することができます。


また、

付せん

も便利なツールです。

特に、いきなり口頭で
意見を言うのが難しい場合は、

付せんに個人個人の意見を書く時間を設けて

その後で

付せんに書き出した内容を発表してもらう
という段階を追うことで、

いきなり口頭では発言するのが苦手な
参加者でも思考を整理でき、
発言しやすくなります。


さらに、
参加者のアイデアや意見を引き出したり
議題に沿うアウトプットを求めたい場合は、

フレームワーク

などの活用も検討しましょう。


会議の目的から逆算して、

・ブレインストーミング

・グループ分け

・3 C 分析

・SWOT分析

など、アイデアを引き出したり、
思考を整理したりできる

数多くの手法の中から事前に
どの手法を用いるかを決めておくと
当日の会議を進めやすくなります。


また、会議には様々な
性格や背景の参加者がいるので、

ファシリテーターとしては

参加者の特性や性格にまで
配慮しながら会議を進めていくことが
望ましいですが、

一方で、

個々の参加者にとらわれすぎず、
全体の空気感や雰囲気などを
最大限重視して

自発的で活発的な場づくり

を目指しましょう。


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