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有意義な会議にできるかどうかは

事前準備で8割

が決まります。


みなさんの中には、

「今から会議を始めます」

と何の準備もなく
会議が始まったという経験を
された方もおられるのではないでしょうか。

こうした会議では、
会議の目的が分かっていないため
準備のしようもありません。

おそらく、会議が始まった段階で

「●●について話がしたい」

「意見を聞きたい」

などの説明がされるでしょう。


しかし、
そのような状況で答えられるものといえば
その場で思いついたものが中心になります。

もちろん、とっさに思いついたものが
全て無駄になるわけではありませんが、

事前に会議の目的を知っていれば、
その目的に沿った形で意見を整理しておけます。


また進行する側も、当日にどのような
流れで議論を進めていくのか準備しておけば、
スムーズに会議を目的達成まで
導くことができます。

では、そうした会議の事前準備として
何をすればいいのかと言うと

“進行計画の作成”

です。


進行計画には、

・会議の日時や会議名

・参加予定者

・テーマや議題

・テーマに関する
　意見の引き出し方&まとめ方
（ワークやアウトプットの方法など）

などについて予めまとめておきます。


会議の進行について事前にまとめておき、
当日の進行に必要な情報や案内について
事前に参加者に知らせておくことで

当日の会議の進み具合や
目的達成の度合いは大きく変わります。


また、会議の当日においては、

“進行の流れ”

が重要です。


まず、会議の目的を
参加者全員で共有します。

会議の目的が、

意見を出し合うことまで

なのか、

出し合った意見をまとめて
一つの意思決定をすることまで

なのかで、意見の引き出し方や
会議の終わり方が変わってきます。


また運営方針についても共有しますが、
例えば、

・どんな的外れな意見も大丈夫！

・他の人と違っても問題なし！

・他人の意見は否定しない！

などを事前にルールとして
共有しておくことで安心して
参加者が意見を言いやすくなります。


こうした会議の冒頭のひと手間が
会議の成果に大きく影響してきますので、
まずは

会議の目的や運営方針を共有

してから、本題へ移っていきましょう。


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